Cinco recomendaciones para presupuestar en una pyme

Por: José Luis García Espil/ Experto FUNDES en pymes

dinero.jpgEl presupuesto es una herramienta fundamental para desarrollar con éxito las funciones de planificación, coordinación y control en una empresa. Es la expresión monetaria de los planes de acción previstos para realizarlos en un momento determinado. Generalmente, el presupuesto cubre todas las actividades y áreas de la empresa, cada una de las cuales quedará representada por una partida presupuestaria.

Siendo que tiene todas estas cualidades y que se ha probado la utilidad de su utilización, la pregunta es, ¿por qué hay tantas pymes que todavía no lo usan de manera regular? La respuesta siempre es la misma, ¿cómo voy a presupuestar si el futuro es incierto? Se debe entender que presupuestar es poder cuantificar el escenario más probable, no el más optimista, y requiere del empresario tomar en cuenta algunos aspectos básicos:

  1. Entender el Negocio. No se puede trabajar un modelo de algo que no se entiende. Hay que ser un pequeño experto del negocio concreto.
  2. Utilizar el Sentido Común. Es esencial utilizar el sentido común y ser muy críticos con el modelo utilizado.
  3. Hacer un Ejercicio Sencillo y Entendible. Siempre es mejor que el modelo financiero sea sencillo. Recordar que el objetivo es anticipar lo que va  a pasar, y esto se hace mejor con un modelo sencillo pero concreto.
  4. Simular no solo Flujo de Caja, sino también Cuadro de Resultados. Utilizar solo el flujo de fondos proyectado es muy peligroso, ya que pueden no detectarse inconsistencias en el modelo financiero, al actuar  el saldo de tesorería como colchón que esconde posibles errores. 
  5. Crear Diferentes Escenarios. Dado que hay incertidumbre sobre el futuro, se aconseja hacer un análisis de sensibilidad para intentar conocer la sensibilidad del plan de negocio a la variación de los principales ítems incluidos en el presupuesto. De los distintos escenarios se elegirá aquél cuya probabilidad de ocurrencia se considere mayor, y sobre éste se realizará el seguimiento y control presupuestario.pymes.jpg

El empresario PYME podrá contar con una herramienta que le va a permitir:

  • Planificar, o sea predecir los acontecimientos a ocurrir y como pueden afectar a su organización.
  • Coordinar las diferentes divisiones de la empresa. El presupuesto ayuda a que los objetivos y planes de los diferentes departamentos estén coordinados con el propósito de obtener los resultados previstos por la dirección.
  • Comunicar los objetivos de la dirección a las áreas operativas. La dirección utilizará esta herramienta para describir y comunicar a los diferentes niveles de la organización, los objetivos y planes que deberán llevar a cabo.
  • Formar, desarrollar y motivar a los responsables de los planes definidos en el presupuesto. La propia dinámica del proceso presupuestario hace que cada responsable tenga que participar en la definición de sus objetivos, lo que conduce a un aprendizaje de la función directiva y gerencial. 
  • Tener control sobre la realización de los objetivos y planes acordados. El control de la realización de los objetivos se llevará a cabo, a través de la comparación del presupuesto con los resultados que finalmente se obtengan.

Finalmente y como conclusión, el empresario PYME debe entender que pese a la incertidumbre debe planificar estudiando y analizando el comportamiento del mercado, de la economía, de la competencia y de su empresa misma, para luego volcar esa planificación en un presupuesto con valores que cuantifiquen el impacto económico, financiero y patrimonial sobre la organización. El riesgo no se elimina, pero se está en condiciones de decidir qué riesgo se está dispuesto a asumir.